Google voegt projectbeheerfuncties toe aan Documenten en ze zijn best cool

Als je ooit aan een project hebt moeten werken, weet je hoe belangrijk het beheer van de bijbehorende taken kan zijn. Maar sommige mensen hebben geen volledige projectmanagementtool nodig. Natuurlijk zijn Kanban-borden geweldig, en sommigen zweren bij Gantt-diagrammen, maar in bepaalde gevallen zijn die tools gewoon te veel.

Als dat klinkt zoals jij, heeft Google een nieuwe functie in Documenten die je zeker zal bevallen. Deze nieuwe functie werd geïntroduceerd kort nadat Google de functie People Chips aan het licht bracht (waarmee je gemakkelijk andere gebruikers kunt bellen vanuit een Google-document). Kort na die release begon Google het op te laden, zodat het niet alleen de mogelijkheid bood om gebruikers te taggen, maar ook om bestanden te koppelen, datums toe te voegen en nog veel meer.

Onlangs heeft Google deze functie naar nog hogere hoogten gebracht door de mogelijkheid toe te voegen om de projectstatus bij te houden. Met deze toevoeging kunt u projecten toevoegen, hun status selecteren, bestanden koppelen en notities toevoegen. Maar er is meer. U kunt zowel een Product Roadmap als een Review Tracker toevoegen, zodat u kunt bijhouden waar een project staat en de status van beoordelingen voor verschillende taken kunt volgen.

Combineer deze twee functies en je hebt een behoorlijk solide (zij het eenvoudige) projectbeheertool die eenvoudig kan worden ingesloten in een Google-document.

Ik zal u laten zien hoe u deze nieuwe functie kunt gebruiken, die werkt op zowel de gratis als de betaalde versie van Google Workspaces.

Een product-roadmap toevoegen aan een Google-document

Het eerste dat u gaat doen, is een product-roadmap toevoegen aan een Google-document. Met deze functie kunt u de status van uw verschillende projecten volgen.

Om een ​​Product Roadmap toe te voegen (u kunt er zoveel toevoegen als u wilt), opent u een Google Docs-document. Plaats de cursor waar u de routekaart wilt toevoegen en typ een @-teken, waarna een vervolgkeuzelijst verschijnt waarin u een van de opties kunt selecteren (Figuur 1).

docsproject1.jpg

De vervolgkeuzelijst @ in actie op Google Documenten.

Selecteer Product roadmap en het object wordt toegevoegd aan uw document (Figuur 2).

docsproject2.jpg

Onze Product roadmap is toegevoegd aan een Google Docs document.

U kunt vervolgens de naam van uw projecten typen en gerelateerde bestanden en notities toevoegen. U kunt ook de status van elk project wijzigen naarmate ze evolueren door op de vervolgkeuzelijst voor elk project te klikken (figuur 3).

docsproject3.jpg

De status van een project wijzigen is eenvoudig.

Standaard zijn er drie vooraf gedefinieerde statussen. Als u meer wilt toevoegen, klikt u op een status in een van uw projecten en vervolgens op Opties toevoegen/bewerken. In het resulterende pop-upvenster (Figuur 4), klik op Nieuwe optie om een ​​nieuwe status toe te voegen of u kunt een van de vooraf gedefinieerde statussen bewerken.

docsproject4.jpg

Een nieuwe status toevoegen voor de Project Roadmap.

U kunt ook een Review Tracker aan uw document toevoegen, waarmee u gemakkelijk beoordelingen voor projecttaken kunt volgen. Deze optie bevat alleen velden voor Reviewer, Status en Notities (Figuur 5).

docsproject5.jpg

Het Review Tracker-object wordt toegevoegd aan een Google Docs-document.

U kunt nieuwe statussen toevoegen aan het Review Tracker-object op dezelfde manier als voor de Project Roadmap.

En als u geen rijen meer heeft, klikt u met de rechtermuisknop op de onderste rij en selecteert u Rij hieronder invoegen (Figuur 6).

docsproject6.jpg

Nieuwe rijen toevoegen aan de Project Roadmap.

Deze nieuwe functies zullen uw wereld niet veranderen, maar ze maken het u zeker mogelijk om in de gaten te houden hoe een project verloopt zonder een volledige projectbeheertool te gebruiken, en dat allemaal vanuit het gemak van Google Docs.

Leave a Comment